Primul modul al programului de facturare ProGest contine functii si instrumente necesare pentru definirea, culegerea si actualizarea informatiilor de baza utilizate de celelalte module ale solutiei software de facturare in procesul de gestiune a facturilor, cum ar fi:

Datele Firmei

Banci utilizate

Cursuri Valuatare

Calendar

Structura Facturilor

Pe langa functiile destinate manipularii informatiilor, programul de facturare ofera si optiuni de lansare, terminare sau suspendare a sesiunii de lucru curente.

Permite gestiunea datelor “partenerilor”, categorie generica utilizata in programul de facutrare PROGest pentru clienti, furnizori si angajatii.

Un partener poate avea mai multe roluri, inregistrarea sa facandu-se o singura data; de exemplu: client si furnizor sau angajat si client.

Lista de parteneri poate fi accesata integral sau selectiv si poate fi ordonata in functie de diferite criteri.

Pentru fiecare partener programul de facturare permite salvarea urmatoarelor informatii: date de identificare, adresa, date de contact, banca si contul, rolul partenerului si datele de contabilizare a operatiilor lui.

Modul de baza al programului de facturare, grupeaza functiile necesare pentru emiterea si manipularea facturilor in lei sau in valuta, inregistrarea incasarilor de la clienti, emiterea de chitante pentru incasarile in numerar si constituirea ‘’Jurnalului de vanzari’’.

Carcteristici generale ale modulului

Permite generarea, vizualizarea, listarea si exportul in format PDF a tuturor rapoartelor asociate operatiilor de facturare.

Ofera instrumente de creare a unor “modele” parametrizate de facturi pentru clientii cu care firma are relatii de furnizare de bunuri si servicii cu caracter repetitiv.

Simplifica operatiile speciale de anulare si stornare a facturilor emise.

Permite controlul operativ al facturilor neincasate integral generand o serie de rapoarte care ajuta utilizatorul programului de facturare in monitorizarea incasarilor si comunicarea cu clientii.

Acest modul permite realizarea urmatoarelor operatii:

Emiterea de noi facturi

Urmarirea facturilor emise

Emiterea de facturi dupa un model deja existent

Culegerea incasarilor de la clienti

Urmarirea facturilor neincasate

Gestiunea Modelelor de Facturi

Modulul permite inregistrarea facturilor de la furnizori si constituirea Jurnalului de cumparari cu ajutorul programului de facturare ProGest. Elementele urmarite in acest modul sunt:

Culegerea informatiilor primare necesare pentru obtinerea rapoartelor si situatiilor legale cerute: Jurnalul de Cumparari si Capitolul Achizitii din Anexa 394

Posibilitatea unei contabilizari primare a achizitiilor.

Modulul permite inregistrarea facturilor de la furnizori si constituirea Jurnalului de cumparari. Elementele urmarite in acest modul sunt:

Contabilizarea datelor inregistrate (facturi clienti, facturi furnizori, incasari de la clienti)

generarea ‘’Declaratiei 394’’ ceruta de Administratia Financiara pentru controlul facturilor de vanzari si achizitii.

Aceste functii ale programului de facturare au un caracter mai “tehnic” fiind legate mai ales de interfata cu programul si compartimentul de contabilitate al firmei.

Aceste functii realizeaza operatia de generare a unor imagini de note contabile aferente informatiilor inregistrate in programul de facturare, in scopul transferarii lor in baza de date contabile a firmei, gestionata cu un program de contabilitate propriu.

Pentru a intelege mai bine acest proces va propunem schema de mai sus din care se pot observa urmatoarele:

Programul de facturare PROGest, pe baza informatiilor din baza de date de gestiune, genereaza un fisier cu imagini de note contabile in formatul impus de programul de contabilizare

Elementele care se contabilizeaza si perioada pot fi alese cu ajutorul programului de facturare

Dupa generarea notelor contabile, programul de facturare poate marca elementele din baza de date ca fiind contabilizate, pentru a se evita transferul lor repetat in contabilitate.

Programul de contabilitate preia imaginile notelor contabile si le adauga in baza de date de contabilitate, conform formatului si structurilor proprii.

Versiunea actuala a programului de facturare PROGest contine interfata de comunicare cu programul de contabilitate INFORCE, comercializat de firma INFORCE-ROM SRL. La cererea utilizatorilor se pot realiza interfete personalizate ale programului de facturare cu alte programe de contabilitate.

Aceasta declaratie, introdusa odata cu ridicarea controlului fiscal asupra seriilor de facturi utilizate, se intocmeste semestrial si este un rezumat al vanzarilor si achizitiilor unei firme cu precizarea numelui si codului fiscel / de TVA al partenerilor.
Programul de facturare PROGest produce automat rezumatul imprimat si fisierul .TXT cerut de fisc pe baza informatiilor din facturile emise catre clienti si facturile primite de la furnizori.